Etter bare fem år er Østfold interkommunale arkivselskap på Borgenhaugen i gang med å planlegge en utvidelse. Den fem år gamle bygningen er allerede full. En utbygging er nødvendig.
-Kommunene har stort behov for trygg oppbevaring av de gamle arkivene sine. Regionreformen gjør at også kommuner i Akershus kommer inn som eiere, så snart blir den nye storkommune Lillestrøms arkiver trygt oppbevart på Borgenhaugen, forteller daglig leder Lene-Kari Bjerketvedt i en melding til Sarpsborg Arbeiderblad.
Historien om lokalsamfunnene
Nå er det fem år arkivselskapet kunne ta bruk det flunkende nye bygget som ligger rett bak det gamle rådhuset til Skjeberg kommune. I bygningen er det 6.000 hyllemeter gamle arkiver fra Østfold-kommunene og fylkeskommunen. Det er den felles historien om lokalsamfunnene som ligger trygt lagret her.
Inntil 2014 hadde selskapet kun to ansatte, som ga rådgivning om arkiv til kommunene i fylket. Men utviklingen har gått fort på fem år. I dag jobber elleve personer i bygget. De ansatte betjener både eierkommuner og publikums behov for innsyn.
Lene-Kari Bjerketvedt sier det kan være utfordrende å sikre gamle protokoller og dokumenter for ettertiden. Mugg sees det mye av. Dette bryter ned papiret og må behandles riktig.
- En ny inntrenger er skjeggkre, som også spiser papir. Derfor må alt fryses før det ender opp trygt i depotet.
Digitalisering gir nye oppgaver
Ifølge daglig leder gir digitaliseringen også mange nye oppgaver.
- Vi digitaliserer for eksempel byggesaksarkiver for Sarpsborg kommune. Det gjør vi for at kommunen skal få til en bedre og mer effektiv saksbehandling og det skal bli lettere for publikum å få innsyn.
Østfold interkommunale arkivselskap skal snart i gang med å digitalisere de historiske arkivene. For fem år siden var dette nærmest utenkelig. I dag har teknologien kommer veldig mye lenger. Det gir enorme muligheter for framtiden.
- Vi gleder oss derfor til å utvikle arkivtjenestene videre, poengterer daglig leder Lene-Kari Bjerketvedt.
