IKA Østfolds fulle navn er Østfold interkommunale arkivselskap IKS. Vi er organisert etter lov om interkommunale selskaper, og ble opprettet i 2002 etter initiativ fra Statsarkivaren i Oslo og Rådmannsutvalget i Østfold. Vi finansieres ved årlig eiertilskudd basert på de respektive eierkommunenes folketall. Eierstilskuddet er med på å dekke tjenester til eierne, og den daglige driften av selskapet. Vi holder til i IKA-bygget som sto ferdig høsten 2014. Foruten det klimastyrte arkivdepotet og ordningsrom, har vi lesesal med plass for publikum og forskere som ønsker å bruke arkivene.
Våre oppgaver:
Oppbevaring og tilgjengeliggjøring
IKA Østfolds har depotplass for 6000 hyllemeter med arkivmateriale. Her oppbevarer vi eldre og avsluttede arkiver fra kommuner og fylkeskommenen i Østfold. Vi ordner og tilgjengeliggjør arkiv gjennom registrering og publisering på Arkivportalen.no, og vi betjener de deponerte arkivene for våre eiere, publikum og forskere.
Forespørsler
En av våre viktigste oppgaver er å behandle forespørsler om innsyn. IKA Østfold har etter forvaltningslovens § 11 en veiledningsplikt i forhold til innsyn i deponerte arkiv. Vi får både spørsmål om partsinnsyn etter forvaltningsloven for kommunalt og fylkeskommunalt materiale og spørsmål av lokalhistorisk karakter. IKA Østfold er en forlengelse av eierkommunene og skal blant annet hjelpe kommunene med å oppfylle kravene og intensjonene i arkivloven og offentligloven om tilgjengelighet for almennheten. Arkiv er ikke systematisert etter emner eller personer som bøkene i et bibliotek. Ofte kan det virke vanskelig å gjøre seg kjent med hvordan arkivene er bygget opp og forstå hvordan man søker fram relevant materiale. Hos oss kan du få hjelp og veiledning i å søke fram og bruke arkivmateriale. Med unntak av dokumenter og protokoller som kan skades ved kopiering, kan du etter nærmere avtale med oss få kopi av papirdokumenter. Kopiene kan hentes etter avtale eller sendes pr. post. Du kan også få komme og avfotografere arkivdokumenter med eget digitalkamera (uten blitz). Ta kontakt for avtale.
Formidling
Arkivene er en del av vårt samfunns felles hukommelse. Vi kommer over mange spennende og viktige historier gjennom arbeidet med ordningen av arkivmateriale, og en annen av våre oppgaver er å formidle disse historiene og å gjøre samfunnet rundt oss oppmerksom på hvilken verdi arkivene representerer. Vi viser derfor fram stoff fra arkivene og belyser historiske emner med vårt materiale som utgangspunkt gjennom nettutstillinger her på IKA Østfolds nettsted, og på Instagram og Facebook. Vi har også lokale publikumsarrangementer.
