Hvordan du skal gå frem for å søke innsyn avhenger av hva du ønsker å få tilgang til. Vi skiller mellom det vi kaller administrativt arkiv og rettighetsdokumentasjon. Forenklet sagt er rettighetsdokumentasjon vanligvis personregistre/-mapper fra barnevern, sosial, oppvekst og helse.
Veiledning om innsyn i administrativt arkiv
IKA Østfold har etter forvaltningslovens § 11 en veiledningsplikt i forhold til innsyn i deponerte arkiv. IKA Østfold er en forlengelse av eierkommunene og skal blant annet hjelpe kommunene med å oppfylle kravene og intensjonene i arkivloven og offentligloven om tilgjengelighet for almennheten. Avhengig av materialets art og omfang, kan du få tilsendt kopi pr. e-post / post, eller du kan få muligheten til å kunne bruke materialet på lesesalen. Vær oppmerksom på at du må avtale lesesalsbesøk på forhånd. Vi hjelper deg gjerne med å finne arkivmateriale som kan være relevant for å få svar på din problemstilling.
Ønsker om innsyn bør sendes på e-post til post@ikao.no eller via kontaktskjema HER. Sensitiv eller taushetsbelagt informasjon skal sendes via vanlig post, eller tas over telefon.
Når det gjelder forespørsler om karakterer/vitnemål tar du kontakt med skolen du gikk på. For andre henvendelser er det viktig at man formulerer forespørselen tydelig. Hvilken informasjon er du ute etter? Gi så fullstendige opplysninger som mulig med relevante kontekster/sammenhenger. Når det gjelder personnavn må man være bevisst på eventuelle navnebytter. Opplys om alternative navn (eller områdenavn) på personer, steder og institusjoner. For eiendommer bør du helst oppgi både Gnr./Bnr. og gårdsnavn/gatenavn, og gjerne også eiers navn.
Veiledning om innsyn i rettighetsdokumentasjon
Dersom du ønsker innsyn i din mappe, eller annen taushetsbelagt-/ sensitiv informasjon, ta kontakt med oss, så hjelper vi deg videre.
