Hva er arkiv?
Arkiv er samlinger av dokumenter som myndigheter og institusjoner, bedrifter, organisasjoner og privatpersoner produserer og mottar som ledd i sin virksomhet. Dette materialet bevares og systematiseres i arkiv, slik at det blir mulig å gå tilbake og finne opplysninger om hva som er blitt gjort tidligere. Arkiv består av ulike typer dokumenter. Det er gjerne skriftlig materiale, men kan også være tegninger, kart, fotografier, film, video og lydopptak, plakater osv. Arkivdokumenter kan være både på papir og elektronisk informasjon, og kan bestå av alt fra et enkelt dokument eller en protokoll, til mange hyllemeter med arkivmateriale.
Hvorfor tar vi vare på arkiv?
Organisasjoner, både offentlige og private, trenger arkiv for å ha oversikt over egen aktivitet, og for å kunne dokumentere sin samhandling med andre når det gjelder deres krav og rettigheter. Det offentliges arkiver kan være avgjørende for enkeltindividers mulighet til å framskaffe rettighetsdokumentasjon i erstatnings- og oppreisningssaker. Og tidligere ansatte i en bedrift kan få behov for å dokumentere forhold som ansettelse og pensjonsgrunnlag, eller eventuelle yrkesskader, praksis og etterutdanning. Men historiske arkiver har også en kollektiv minnefunksjonen i samfunnet vårt, og er derfor et fundament for vår kulturarv. Institusjoner som driver med arkivbevaring har en sentral rolle som kulturbærere, på samme måte som museenes matrielle gjenstandsforvaltning. Ved å ta vare på arkiver kan vi skape historisk bevissthet og bevare kulturell identitet. Arkiver etter offentlige virksomheter er viktig samfunnsmessig dokumentasjon, og skaper grunnlag for vitenskapelig forskning på flere ulike fagområder, som historie, sosiologi, teknologi, statsvitenskap osv. Historiske arkivmateriale også ha betydning for lokalhistorisk forskning, og mange offentlige arkiver kan være et viktig supplement til de tradisjonelle kildetyper som brukes innen slektsforskning.
Bevaringsplikten er lovpålagt
Offentlige virksomheter pålagt å ta vare på arkiv gjennom lover, instrukser og retningslinjerer . Vi har Lov om arkiv, ofte kalt Arkivloven, som skal sikre at offentlig forvaltning har arkiver som forvaltes på en slik måte at dokumentene er bevarte som informasjonskilder for samtid og ettertid. Men for privatarkiver, altså arkivene fra private virksomheter, er det dessverre ingen generelle lover om bevaringsplikt. Eiere av slike arkiver må allikevel forholde seg til sentrale lover som personopplysningsloven, og lovverk knyttet til aksjer, ligning og regnskap.
Hva skal vi ta vare på?
Arkivfaglig kunnskap er avgjørende i dokumentasjonsforvaltningen. Både en privat bedrift og en offentlig organisasjon vil normalt ha et tidsbegrenset behov når det gjelder å ta vare på arkivmateriale. Og uten en bevissthet omkring dokumentasjonsverdien etter avsluttet saksbehandling, er det fare for at historiske arkiver går til grunne. Men vi kan jo ikke ta vare på alt? De nye bevaringsreglene fra Riksarkivet forkuserer på hva som skal tas vare på, men ved bortsetting av arkiv bør man også være sikker på at det er foretatt en arkivbegrensing. Det anbefales derfor å ha en såkalt bevarings- og kassasjonsplan. Dette vil både lette gjenfinning av dokumentasjon ved senere innsyn, og sikre at vi ikke bruker unødvendige ressurser på å ta vare på ikke-bevaringsverdig materiale.
