Offentlege arkiv skal i tråd med Arkivlovens § 6 oppbevares slik at de er sikret som informasjons- og dokumentasjonskilder både på kort og lang sikt. Dette betyr at arkivene må oppbevares i lokaler som er egnet for langtidslagring. Arkivforskriften § 4-1 definerer 'arkivlokaler' som alle lokaler der arkiv blir oppbevart over tid.

Kontorer der dokumenter oppbevares mens de er under saksbehandling, defineres ikke som arkivlokaler. Arkiver som er aktive og i daglig bruk, kan oppbevares nær saksbehandler og arkivtjeneste, mens avsluttede og bortsatte arkiv som er lite brukt kan oppbevares lengre unna, men fortsatt lett tilgjengelige for arkivtjenesten. Fjernarkiver som sjelden er i bruk kan avleveres til depot. Når det gjelder kravene til arkivlokaler skiller arkivforskriften mellom vanlige arkivrom til mye brukt arkivmateriale, og spesialrom for arkiv til bortsatte saker. De generelle kravene gjelder alle arkivlokaler, mens kravene for spesialrom er strengere. 

Arkivmaterialet skal vernes mot uvedkomment innsyn, og mot ytre påvirkning som kan føre til reduksjon eller tap av informasjon og dokumentasjonsverdi. Arkivlokalet skal: 

  • Hindre at uvedkommende får innsyn i klausulert arkivmateriale.

  • Hindre at arkivmateriale blir skadet gjennom ytre påvirkning som høy luftfuktighet, vannskade, brann, og skadelig fysisk og kjemisk påvirkning frå omgivelsene

  • Hindre fysisk nedbryting og slitasje forårsaket av uvøren håndtering ved bruk, eller feil lagring som stabling, manglende bruk av bokstøtter o.l.

  • Hindre at uvedkommende får anledning til å skade eller fjerne arkivmateriale gjennom ureglementert utlån og bruk, dårlig håndtering, tilgrising og rot.

Riksarkivaren har laget en rettledning for offentlege organ om krav til arkivlokale med nærmere spesifikasjoner. 

Mange arkivlokaler ligger under bakkenivå. I alle arkivlokaler uten klimastyring, varierer luftfuktigheten gjennom året i takt med uteluften, og kjellerlokaler er spesielt utsatte. Anbefalt relativ luftfuktighet er omkring 50%. En luftfuktighet på omkring 65% kan gi muggsoppvekst på papirmateriale etter bare 48 timer. Derfor regnes 60% som en kritisk øvre grense. For å holde kontroll med luftfuktigheten i arkivrommet, anbefales det å montere hygrometre og loggføre målingene. Dersom nye arkivrom under bakkenivå etableres uten permanent klimastyring, bør inneklimaet i den fuktigste delen av året kartlegges før innflytting. Les mer om inneklima og muggsopp i arkivmateriale HER.

 

Referanser og relevante lenker:

Riksarkivarens "Krav til arkivlokaler -En veiledning for offentlige organer", 2007. (PDF)

Lovdata: Arkivforskriften, kapittel 4. (Ekstern lenke)

Arkivverket: http://www.arkivverket.no/arkivverket/Offentleg-forvalting/Arkivering/Arkivlokale

IKA Østfolds veiledning om"Muggsopp i arkivmateriale" (PDF)

Ivar Fonnes, Arkivhåndboken for offentlig forvaltning, Oslo 2009, kapittel 10.

 

 

Under: Fra Kirkedepartementets arkiv på loftene i Dronningens gt. 15 i Oslo. Saker vedrørende fattigvesenet henslengt på det åpne loftet rett under sperreverket. Ca. 1914. Foto: Ukjent/Riksarkivet