Arkivdanning er prosessen med å skape eller danne arkiv, elekronisk eller i papirform. Den oppstår som et ledd i en virksomhets aktiviteter, og skal dokumentere disse aktivitetene, både på kort og lang sikt. Arkivskaperen danner, vedlikeholder og bruker arkivet, og arkivdanningsprosessen foregår helt til arkivet er avlevert til depot. Dokumenter inn og ut av virksomheten håndteres og vurderes, registreres/journalføres, knyttes til rett sak, og arkiveres. Dette vil være dokumentasjonen av politiske organers behandlingsprosesser, og administrativ saksbehandling innen alle fagområder, fra teknisk drift til utdanning og sosiale tjenester.

Oppbygging av et arkiv

For at ettertiden skal klare å finne igjen denne informasjonen må dokumentet arkiveres på en hensiktsmessig måte. Et arkiv består av den totale samlingen inn- og utgående brev, og interne notater i organisasjonen, samt registre og møtereferater. Ulike typer korrespondanse og registre deler vi inn i ulike serier, og innenfor en serie er arkivet gjerne strukturert i ulike saker. Offentlige arkiver ordnes etter Norsk allment arkivskjema.

De vanligste seriene:

  • Møtebøker, kopibøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller, og liknende
  • Journaler med oversikt over korrespondanse 
  • Sakarkivet som inneholder inn- og utgående korrespondanse 
  • Ulike serier knyttet til regnskap 
  • Personregistre eller tilsvarende, som for eksempel en institusjons klientmapper, personalmapper, elevmapper, klasselister og liknende
  • Et arkiv kan også ha ulike spesialserier knyttet til produksjon og aktivitet, som samlinger med for eksempel kart eller tegninger

Ordningsprinsippet

Alle serier struktureres etter et ordningsprinsipp:

  • Møteboker er ordnet etter møtedato
  • Elev- og ansattarkiv er gjerne ordnet etter navn, og for eksemper klasselister etter skoleår
  • Sakarkivet kan være ordnet kronologisk, men det vanligste er å ordne arkivet i saker som hører sammen. Sakene blir så ordnet etter en egen nøkkel. En arkivnøkkel er delt inn i ulike sakstyper

Dokumentasjon av arkivdanning

Når arkiver er avsluttet og ikke lenger i bruk som dagligarkiv, blir det satt bort og etterhvert avlevert til et depot. Det er derfor viktig at organisasjonens arkivplan inneholder basisdokumentasjon om arkivdanningen med oversikt over:

  • Arkiver og arkivserier
  • IKT-systemer som er brukt i arkivdanningen
  • Arkivnøkler
  • Alle viktige endringer i arkivet eller organisasjonen som har skjedd underveis, som for eksempel periodiseringer, konsolideringer med andre enheter med videre.

Relevante lenker:

Arkivverket: Norsk allment arkivskjema (Ekstern lenke).

Lesetips: "Arkivhåndboken" av Ivar Fonnes (Kommuneforlaget / Riksarkivaren, ISBN: 978-82-446-1295-1).